Bid Management Governance en Proces

Bid Management Governance en Proces: Waarom niet reageren op een RFP voordelig kan zijn voor uw bedrijf en twee belangrijke aspecten voor het bouwen van een effectief bidmanagementteam

Gedurende onze ervaring hebben we het voorrecht gehad om inzicht te krijgen in de innerlijke werking van verkoop- en managementafdelingen voor aanbestedingen in verschillende organisaties. Deze inzichten zijn het gevolg van verschillende omstandigheden, of het nu gaat om de behoefte aan extra ondersteuning tijdens een grote aanbesteding, plotselinge pieken in RFP's, of gewoon de afwezigheid van een vaste bidmanager die met vakantie of met ziekteverlof is. Vaker echter dan niet hebben organisaties een onafhankelijke evaluatie van hun bidmanagementprocessen laten uitvoeren met het doel deze te optimaliseren. Vaak zijn dergelijke optimalisaties inderdaad gerechtvaardigd. Wanneer we verzoeken krijgen voor dergelijke evaluaties, is dat meestal omdat het senior management binnen de organisatie de noodzaak tot verbetering erkent. De problemen draaien meestal rond drie primaire segmenten:

1. Capaciteitsgerelateerd:

Organisaties vragen vaak om hulp wanneer de werkdruk overweldigend wordt. Bidmanagers maken lange dagen en hebben moeite om de nodige aandacht aan nieuwe RFP's te besteden. Het is mogelijk dat de hoeveelheid RFP's inderdaad te hoog is en dat bidmanagementteams vaak onderbemand zijn en werken op basis van een gemiddelde werklast, waardoor er weinig tijd overblijft voor taken als opleiding, certificering of het trainen van junior medewerkers. Wij pleiten ervoor om de capaciteit voor bidmanagement zo te plannen dat bidmanagers rond 80% van hun tijd worden ingezet. Dit laat 20% capaciteit toe voor kwaliteitsverbeteringstaken en plotselinge pieken in het werk. Hoewel het bereiken van deze balans een uitdaging is, kunnen een paar externe bronnen die bekend zijn met de activiteiten van het bedrijf nuttig zijn voor korte termijn behoeften.

2. Governance gerelateerd:

Bid Governance iseen cruciaal maar vaak onderschat aspect van bidmanagement. Het omvat verschillende elementen, waaronder planning van de werklast voorafgaand aan het RFP, goedkeuringsstromen, kwaliteitstoezicht en go-no-go beslissingen. Een fundamentele bestuurspraktijk is het instellen van een wekelijkse vergadering met verplichte aanwezigheid van het senior management van alle afdelingen. Deze vergadering stelt sales in staat om verwachte RFP's te markeren voor planning en om te beoordelen of deze overeenkomen met de aangeboden services. Een veelgemaakte fout van veel organisaties is bieden op RFP's die niet zijn beïnvloed, wat resulteert in een mismatch tussen de aangeboden services en de gevraagde services. Een effectief governancesysteem kan fungeren als een poortwachter die voorkomt dat waardevolle middelen worden toegewezen aan offertes met een lage kans van slagen. Het monitoren van je winpercentage (zou boven de 50% moeten liggen) is essentieel en wordt sterk aangemoedigd.

3. kwaliteitsgerelateerd:

Elke afdeling voor bidmanagement moet een up-to-date archief bijhouden met herbruikbare boilerplates, afbeeldingen en standaarddocumenten die vaak worden gevraagd in RFP's, zoals certificaten, cv's, dienstbeschrijvingen en overheidsattesten. Vaak worden verouderde aanbestedingsdocumenten hergebruikt, wat leidt tot problemen zoals tekst die duidelijk niet is afgestemd op de uitgevende organisatie of klantnamen die niet consistent zijn in de aanbestedingsdocumenten. Om dit aan te pakken, begint elke aanbesteding altijd met een actuele boilerplate en worden alle door de klant gevraagde specificaties opgevraagd. Een ander veel voorkomend probleem is het ontbreken van een naamgevingsconventie, wat leidt tot inconsistenties wanneer verschillende materiedeskundigen bijdragen aan het antwoord. Deze inefficiëntie heeft uiteindelijk te maken met het capaciteitsaspect.

Concluderend kan het begrijpen en aanpakken van deze drie belangrijke segmenten - capaciteit, governance en kwaliteit - de effectiviteit van uw bidmanagementorganisatie aanzienlijk verbeteren. Door deze gebieden te optimaliseren, kan uw organisatie beter reageren op RFP's en uw kansen op het binnenhalen van contracten verbeteren, terwijl u een gemotiveerd en efficiënt team behoudt.